El éxito de los programas de marketing corporativo se ha convertido en directamente proporcional a la capacidad de una empresa, para capturar y analizar los datos correctos.
En los días de marketing masivo con su "lote y la onda expansiva" mentalidad, la mayoría de las empresas decidían una campaña de marketing basada en la idea interesante de alguien. Podría tardar meses en determinar si una campaña estaba trabajando, y meses más para reparar y volver a lanzarla.
Por un lado, la búsqueda, ingresar, almacenar, y hacer seguimiento de registros de datos individuales de los clientes estaba más allá de las capacidades de la mayoría de las empresas, por no hablar de sus presupuestos. Paradójicamente, cuanto mayor sea la empresa, mayor es el número de clientes y por lo tanto el manejo de los datos es más engorroso y costoso. En la década de 1980, la llegada de bases de datos relacionales y almacenes de datos (bases de datos expresamente diseñado para contener grandes cantidades de datos de la empresa) alivio el dolor de acumular un registro detallado de los clientes y ser utilizado por los usuarios de negocios.
Otro desafío fue el trabajo de lanzamiento de nuevas campañas de marketing, las áreas de marketing necesarias para concebir y planificar la campaña, definir el público destinatario, determinar el canal-cómo la campaña se comunicarán, y luego lanzar la promoción.
Sólo aquellos que tenían los datos necesarios podían controlar los resultados de esa campaña, y utilizar esos resultados para perfeccionar las campañas futuras, un proceso conocido como gestión de campañas de "bucle cerrado". Esto significa que la capacidad no sólo de analizar y comprender si una campaña es un éxito y por qué. El uso de nuevos conocimientos como base para futuras campañas, cerrando el ciclo con la evolución de la información del cliente.
Pueden pasar meses o incluso años antes de que las empresas logren conocer si una campaña de marketing fue un éxito. El tiempo y costo que se gasta en estas campañas y el costo de oportunidad asociados con promociones experimentales fueron identificados por los proveedores de tecnología y las compañías proveedoras de bases de datos, que comenzaron a idear maneras de automatizar las piezas clave del proceso de gestión de campañas.
Los primeros desarrollos en software de gestión de campañas fueron generadores de listas. Aprovechando la información del cliente actual en bases de datos existentes, el software de generación de listas de forma dinámica ofrecia los clientes segmentados para determinadas campañas, mediante consultas de base de datos estándar. El resultado fue una lista de nombres y direcciones de clientes que se ajusten a los límites especificados.
Por ejemplo, un departamento de marketing en un banco quiere ofrecer a los depositantes frecuentes el acceso a líneas de bajo interés del crédito. La especificación "Mostrar los nombres y direcciones de todos los clientes con cuentas corrientes de más de $ 25,000 que tienen un depósito promedio de $ 5000 o más" era fácil de traducir en una consulta y ser presentado a la base de datos de clientes del banco. La lista resultante se convertiría en la base de una oferta de correo a estos clientes. El banco ahorra dinero, no sólo mediante la aplicación de los principios del marketing de destino y la segmentación, la comunicación a un grupo más pequeño de los clientes, sino también por evitar el costo y el tiempo necesarios en la búsqueda de los clientes de forma manual.
Como el software de gestión de campañas se hizo popular, sus características se hicieron más sólidas. Mientras más rica es la base de datos de clientes de una empresa, mas se podían aprovechar esos datos para comprender realmente los comportamientos de los clientes y realizar marketing uno a uno.
La mayoría de los productos de gestión de campañas le brindan ayuda al usuario en la definición de un flujo de trabajo, incluyendo un calendario para la campaña. Esto permite que un departamento de marketing pueda delinear las tareas discretas, especificar los costos y beneficios esperados, y probar varios escenarios en diferentes segmentos de clientes, programas de campaña, y ofertas de productos. Estos productos no sólo acortan el ciclo de vida de comercialización, que permita a las empresas a dedicar más tiempo a los clientes y menos sobre la gestión del proceso de comercialización.
La liberación del tiempo en las campañas a su vez permitió que se lanzarán productos en paralelo en lugar de en serie. Al aumentar no sólo la calidad sino también el volumen de sus campañas de marketing a través de automatización de marketing, las empresas están aumentando sus ingresos.
Un CRM puede ofrecer productos de gestión de campañas con un ahorro actual de tiempo, trabajo, y el costo y muchas veces demuestran retornos cuantificables sobre la inversión, como lo han hecho a las siguientes empresas:
Con las campañas de marketing dirigidas a segmentos de clientes cada vez más pequeños, las empresas pueden aumentar el número de campañas simplemente para asegurarse de que siguen interactuando con tantos clientes como sea posible. Y mediante el seguimiento del éxito de las campañas a través del tiempo, las empresas pueden refinar, lo que resulta en tasas de respuesta aún más altas y por lo tanto mayores ingresos correspondientes. La práctica de completar el circuito cerrado de realizar administración de campañas utilizando los resultados de las campañas anteriores para perfeccionar futuras campañas, se ha convertido en una de las mejores prácticas de CRM. 
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