"Necesitamos un informe completo de la situación para tomar la decisión de ....", esta frase tan comun se oye con frecuencia en la mayoria de las empresas, por ello voy a compatir con ustedes un escrito de la gente de InnovarE, relacionado con una actividad que suele copar el dia a dia de muchas administraciones de negocios.
Una de las premisas en el mundo empresarial es que para que algo
pueda ser administrado y mejorado tiene que ser medido, esta idea ha sido
arraigada tan fuertemente que inclusive se han escrito muchos libros al
respecto, pero es importante destacar hasta que punto es importante medir algo.
La falta de información puede ser tan perjudicial como el exceso
de ella, y estos males son padecidos en diferentes empresas, por ejemplo, la
falta de información es algo que se puede encontrar fácilmente en las pequeñas empresas y el exceso de
información es algo que sucede en las grandes empresas, por esta ocasión nos
enfocaremos a hablar del exceso de información.
Las grandes empresas tienen la obsesión de querer medir todo,
muchas veces por reportes que les pide alguna institución, en otras ocasiones
por algún estándar que cumplir y en otras simplemente por conocer lo que sucede
en la empresa, pero se debe de tener cuidado con estos reportes y tratar de
simplificarlos lo más posible.
El primer paso para obtener y tener un buen reporte es conocer
realmente que es lo que se busca, es decir, antes de solicitar cualquier tipo
de información al departamento de análisis o de ventas, deténgase a pensar,
¿Para que quiere esa información? ¿qué va a hacer con ella? Y sobre todo, ¿es
indispensable obtenerla o puedo usar otro reporte ya elaborado anteriormente?
En muchas ocasiones se dará cuenta que el reporte no lo necesita, o que pidió
algo sumamente elaborado y solamente usa el 10% de ellos o en el peor de los
casos, ha pedido la misma información de 5 maneras diferentes y todas para
llegar al mismo punto.
Al obtener un exceso de información no solo corre el riesgo de mal
interepretar la información, sino que aún mas importante, pierde el tiempo,
pues el intentar descifrar y analizar un exceso de información muchas veces es
meramente inútil
Ahora bien, otra cuestión que se debe de tomar en cuenta es el uso
que se le da el reporte y de lo que hablamos no es otra cosa que entender el
significado real de una información estadística. Se debe entender que esta
información es meramente un reflejo objetivo de lo que pedimos, y lo malo de
esto que puede ser manipulada fácilmente, muchos empresarios utilizan o
manipulan la información para obtener el resultado deseado y no hablamos que lo
hagan en cuestión de contabilidad o de mala fe, sino realmente lo hacen para
justificar el desempeño de la empresa, es decir, cambian los datos para decir
“bueno no vamos tan mal” o “podría estar peor”, hay que recordar que esta
información es informativa y sirve de pie para tomar decisiones pero JAMÁS debe
ser usada para justificar, uno de los peores vicios en lo que puede caer en un
empresario es el justificar todo con las cifras en lugar de concentrarse en ver
que es lo que va a suceder.
Hay que tener siempre en consideración también que un reporte
objetivo muchas veces no da el reflejo real de lo que da la empresa, así como
muestra información objetiva o tangible de lo que sucede en la empresa se debe
de aprender a ver mas allá de los números, es decir, entender por que
sucedieron esas cifras o que hay detrás de esas cifras, muchas veces pueden
pasar sucesos extraordinarios que hacen que la información se deforme o varíe
realmente. Por ejemplo, si usted es un proveedor y anuncia un incremento de
precios, de por hecho que muchos de sus clientes van a comprarle mucho antes de
que suceda eso para evitar el aumento, por lo que los meses anteriores al
aumento de precios podrá observar en su gráfica un descenso impresionante en
los meses siguientes en comparación con ese mes.
En conclusión un reporte es una herramienta muy útil sin embargo
es importante aprender a simplificarlos,
para lograr esto se debe primero aprender a organizar la mente, lo que
se desea y sobretodo para que se desea.
Un reporte puede ser tan largo, corto, sencillo o complicado dependiendo
de la forma en la que se use y el objetivo de este, por lo que jamás pida un
reporte si no sabe para que lo va a usar o no pida reportes excesivos solo los
necesarios, así evitará hacerle perder el tiempo a la persona que realiza el
informe y sobretodo no perderá su tiempo.
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