Gestión del Conocimiento

Como los vendedores saben muy bien, mientras más que datos de los clientes es conozcan y la información sea más accesible, es mejor. Las organizaciones tienen una gran cantidad de información que un representante puede utilizar en algún momento durante el ciclo de ventas. Otorgar accesibilidad a estos documentos internos puede proporcionar a la fuerza de ventas la información que necesita para entender una variedad de componentes en el ciclo de vida de las ventas. Dicha información podría incluir:

• Manuales de política corporativa

• Presentaciones de Ventas por laminas (Ej: Power Points)

• Listas de teléfonos de Clientes y Empresas.

• Plantillas de Propuestas

• Contratos

• Formularios de Gastos

• Normativa y los recientes informes de cumplimiento

• Histórico de ventas y los informes de ingresos

• Perfiles de proveedores

• Las transcripciones de las reuniones de ventas y reuniones informativas.

• Digitalizado de vídeo de las presentaciones de ventas o reuniones informativas.

• La industria y los datos de la competencia.

• Artículos de noticias y comunicados de prensa.

• Ferias y eventos comerciales y programas de promoción de eventos.

• Notas de Agradecimiento y correspondencia de otros clientes.

¿Con qué eficacia los vendedores utilizan esta información? Depende de la facilidad con que pueden acceder a ella. Más y más compañías están desarrollando intranets corporativas para la sede y para el personal de campo por igual, lo que facilita la difusión del conocimiento empresarial.

Los sistemas que pueden localizar y almacenar dicha información y proporcionan a los usuarios un medio de comunicación sobre la adición a su contenido desde una única aplicación se conoce como gestión del conocimiento (KM).

Muchas herramientas de CRM orientadas a SFA incluyen funciones específicas para ofrecer este acceso sobre una serie de documentación social para complementar los esfuerzos de ventas y proporcionar datos que favorezcan a la venta. La mayoría de los sistemas de gestión del conocimiento pueden:

• Incluir una forma de conceder el control de las personas o los derechos de edición sobre un documento para evitar que los usuarios que trabajan en el mismo material al mismo tiempo.
• Proporcionan una historia de qué se ha modificado y quien lo ha modificado y cuando.
• Ofrecen un motor de búsqueda, a través de un archivo que permite a los usuarios la búsqueda fácil por palabra clave.
• Permitir a los usuarios ver varios archivos y documentos a través de un portal que une a los materiales que existen en muchos lugares diferentes.

Aunque no es exclusivo el conocimiento de los sistemas de gestión es cada vez más popular entre las grandes empresas, tales como empresas de consultoría que tienen empleados dispersos geográficamente. La existencia de una visión consolidada, a través del cual la fuerza de ventas en el campo, puede tener acceso a una variedad de información, ofrece mayor eficiencia. La gestión del conocimiento puede significar la diferencia entre perder y retener al personal clave de ventas que tienen hambre de información, pero poco tiempo.